Senast sju veckor före disputationsdatum måste sektionsdekanus besluta om opponent, betygsnämnd och ordförande vid disputationen. En vecka innan dess och i samråd med FU-ämnesansvarig utarbetar handledaren ett förslag, som ska godkännas av prefekten. Förslaget fylls i på blanketten disputationsanmälan som finns på fakultetens hemsida.

Beskrivningen av ledamöterna på blanketten bör främst gälla deras vetenskapliga kompetens och akademiska nivå, och det ska framgå att de fyller de krav som beskrivs nedan. Skicka blanketten till prefekt@misu.su.se med kopia till FU-ämnesansvarig minst åtta veckor före disputationsdatum. (MISUs administrativa chef, f n Anita Dahlberg, får automatiskt en kopia.) Efter att ha godkänt förslaget skickar prefekten vidare blanketten till dekanus för beslut (disputation@science.su.se), med kopia till FU-ämnesansvarig, till disputationsansvarig administratör, och till MISUs administrativa chef.

Opponenten bör vara docentkompetent, och bör inte vara emeritus. Avvikelser från dessa riktlinjer måste motiveras skriftligen. Opponenten, som inte får hämtas från SU, får inte ha samarbetat, sampublicerat eller delat forskningsanslag med doktoranden, och inte heller under de senaste fem åren med handledarna. För mer utförlig information se fakultetens riktlinjer.

Betygsnämnden har tre ledamöter. Dessa bör vara docentkompetenta men inte emeritus; även här ska avvikelse motiveras skriftligen. Samma villkor för jäv gäller för nämnden som för opponenten. Om man tvekar kring en ledamots jäv är detta oftast ett gott skäl att finna en annan person, även om formellt jäv kanske inte föreligger. Ledamot från doktorandens doktorandkommitté bör undvikas i betygsnämnden. Bägge könen bör vara representerade i nämnden; är så inte fallet ska det motiveras skriftligen.

En reservledamot i betygsnämnden ska utses. På MISU utses reservledamoten från institutionen, och denna är också ”samordnare” i nämnden. Reservledamoten ska kunna ersätta vilken som helst av de ordinarie ledamöterna. Det innebär att två av de ordinarie ledamöterna ska ha sin verksamhet förlagd utanför Stockholms universitet. Dessa två bör inte komma från samma institution. Den tredje ordinarie ledamoten bör vara verksam inom fakulteten, enligt universitetets riktlinjer, men får inte komma från MISU. Tänk också på att adjungerade lektorer och professorer anses tillhöra både den institution där de är adjungerade och den ordinarie arbetsplatsen.

Handledaren får inte vara ordförande under disputationsakten. Däremot kan betygsnämndsledamot vara ordförande. Samma villkor för jäv gäller för ordföranden som för opponenten. På MISU utses vanligen nämndens reservledamot och samordnare även till ordförande under disputationsakten.